Office Manager:in (m/w/d)

Festanstellung, Vollzeit · München

IN A NUTSHELL

Als Office Manager:in bei QPLIX übernimmst du die Verantwortung für einen reibungslosen und effizienten Office-Betrieb über unsere Standorte hinweg.
Du koordinierst unser Office-Umfeld standortübergreifend und entwickelst Strukturen so weiter, dass sie auch im Zuge unserer Expansion effizient und skalierbar bleiben. Dabei verantwortest du alle relevanten Standortthemen in enger Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, HR, Compliance und Finance.
Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit mit ausgeprägtem Organisationstalent, die Freude daran hat, vielfältige Aufgaben zu koordinieren, auch in dynamischen Situationen einen kühlen Kopf bewahrt und unser Team tatkräftig unterstützt.

Deine Aufgaben

Office Operations & Infrastruktur: Gemeinsam mit dem Team stellst du sicher, dass unsere Offices in München, Frankfurt, Zürich und künftig London professionell organisiert sind. Dazu gehören Flächen- und Sitzplatzverwaltung, Schlüsselmanagement, Telefonzentrale, Verwaltung von Mobiltelefonen und Verträgen, sowie die Koordination von Reparaturen und Neuanschaffungen.
Projektmanagement:Du steuerst Office-bezogene Projekte end-to-end, wie z. B. Umbauten, Machbarkeitsanalysen, Einführung neuer Tools, die Skalierung bestehender Prozesse oder Relocations.
Prozessoptimierung & Skalierung: Du analysierst bestehende Abläufe und überführst sie bei Bedarf in effiziente und skalierbare Strukturen. Du denkst operativ, aber mit Business-Perspektive.
Teamkoordination: Du koordinierst Aufgaben innerhalb des Office Management Teams, priorisierst Projekte und sorgst für Produktivität sowie ein positives Arbeitsumfeld.
Compliance & Arbeitssicherheit: Du entwickelst Office-Richtlinien weiter und stellst die Einhaltung von Gesundheits-, Sicherheits- und Brandschutzvorgaben sicher.
Event-Organisation: Du planst interne Events, Firmenmeetings und Shareholder-Veranstaltungen (inkl. Investor Kommunikation in Abstimmung mit der Geschäftsführung) und sorgst für einen reibungslosen Ablauf dieser.
Reise- & Terminmanagement: Du koordinierst Geschäftsreisen und behältst einen Überblick über die Reiseausgaben und -richtlinien.
Stakeholder-Kommunikation:Du bist zentrale Schnittstelle für interne Teams, Geschäftsführung, HR, Compliance, Vermieter (Mietverträge MUC, FFM, ZRH, LND) sowie externe Dienstleister.

Dein Profil

Mehrjährige Erfahrung im Office Management/Administration oder in einer vergleichbaren Rolle; idealerweise in einem dynamischen, wachsenden Umfeld.
Erfahrung in der Steuerung von Office-Projekten und Dienstleistermanagement
Ausgeprägte Priorisierungsfähigkeit: Du behältst auch dann den Überblick, wenn viele Themen gleichzeitig auf dich zukommen.
Hohe Stressresistenz, Flexibilität und Freude an einem abwechslungsreichen Arbeitsalltag
Verhandlungsgeschick und klare, direkte Kommunikation
Freude an enger Zusammenarbeit im Team: du bist gerne präsent, nahbar und ansprechbar
Erfahrung im Umgang mit sensiblen Themen sowie ein professioneller Umgang mit Feedback und Konflikten
Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit Hands-on-Mentalität
Verhandlungssicher in Deutsch und Englisch
Reisebereitschaft zwischen unseren Standorten

Warum wir?

Attraktives Gehalt und vielseitige Benefits (wie das neueste Apple oder Android Smartphone, Weiterbildungsbudget, Fitness-Abo, uvm.)
Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen Umfeld: Wer Verantwortung übernimmt, kann bei QPLIX aktiv gestalten und Strukturen nachhaltig prägen.
Starker Teamgeist, flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege
Headquarter im Herzen Münchens und Offices in den Finance Hubs Frankfurt und Zürich

Kontakt

QPLIX ist ein Arbeitgeber, der die Chancengleichheit fördert. Wir glauben, dass Integration und Vielfalt der Schlüssel zu einer erfolgreichen und besseren Arbeitswelt sind.

Kontakt
QPLIX GmbH 
Milena Heidinger 
People, Organization & Culture 
Nußbaumstr. 12 
80336 München  
+49 (89) 998 2716 57 
milena.heidinger@qplix.com  
https://www.qplix.com/de/

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Über uns

QPLIX entwickelt und betreibt eine FinTech-Plattform für das Management komplexer Vermögen. Über die Plattform werden derzeit insgesamt mehr als 300 Mrd. EUR von namhaften nationalen und internationalen Kund:innen wie Family Offices, Asset Managern und Banken verwaltet. Sie nutzen QPLIX für das Management aller Bestandteile ihres verwalteten Vermögens, das von Aktien, Anleihen, Private Equity Funds und Immobilien über Kunst und Sammlerstücke bis hin zu Flugzeugen und Golfplätzen reicht. Das QPLIX-Team vereint Software-Engineering und Finanz-Expertise mit dem Ziel, die Finanzplattform der Zukunft zu erschaffen. Werde Teil unseres Teams, übernimm einflussreiche Aufgaben und setze FinTech-Trends von morgen!

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